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Les outils collaboratifs se sont installés au coeur des modes de travail mais, on le sait désormais, leur mauvais usage entraine une pénibilité numérique…qui devient contre-productive. Voici 12 conseils pour y remédier.

Peut-on caractériser la notion de « pénibilité numérique » ? Mazars et Mailoop ont en tout cas entrepris de mettre le phénomène en chiffres, sur la base de données collectées par le second*.

Il en résulte un référentiel publié sous la bannière de l’OICN (Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique). Ci-dessous, un bref passage en revue sur le modèle « une statistique – une recommandation ».

1 – Utiliser les fonctionnalités d’envoi différé

Le référentiel classe 31 % des salariés dans la catégorie des « hyperconnectés » au sens où ils envoient, au moins 50 jours par an, des e-mails après 20 heures.

2 – Définir des seuils pour mieux dimensionner les équipes

Constat : le volume d’e-mails envoyés (38 en moyenne par semaine) et reçus (144) est fortement corrélé à la typologie des métiers. Et souvent aggravé par les responsabilités managériales.

3 – Clarifier avec son équipe la notion d’urgence

De moyen de communication asynchrone, l’e-mail tend à devenir un outil de conversation instantanée. Près d’une réponse sur cinq (17,8 %) est envoyée en moins de 5 minutes.

4 – Mettre en place des rituels d’équipe, y compris en télétravail

Au-delà des populations sursollicitées, il y a aussi les collaborateurs que le référentiel qualifie d’« isolés ». En l’occurrence, ces 12,3 % qui interagissent avec moins de dix personnes par semaine dans le cadre professionnel.

5 – Limiter les conversations par e-mail avec plus de 5 personnes

En toile de fond, la complexification des missions… et la détérioration de la circulation de l’information qui va avec. Le réflexe du « répondre à tous » engendre 25 % des e-mails ; la copie, 30 %.
[Conseils supplémentaires : passer à la logique de recherche d’informations utiles au bon endroit et identifier le doublonnement de l’information sur des canaux différents]

6 – Au-delà de trois e-mails, décrocher son téléphone

Passé ce seuil, il faut en tout cas questionner le choix du canal. 17 % des e-mails sont générés par un usage conversationnel (plus de 10 allers-retours).

7 – Définir le canal de communication et s’y tenir

Si le chat a globalement été adopté (40 % des collaborateurs envoient au moins un message par jour), on ne peut pas en dire autant des groupes Teams (71,1 % des collaborateurs n’y envoient aucun message ; 18,7 % en envoient moins d’un par mois).
[Conseil supplémentaire : former à partir de cas d’usage plutôt que sur les outils eux-mêmes]

8 – Montrer les impacts de la rupture du cycle collaboratif

31,4 % des salariés de l’échantillon considéré ne travaillent jamais sur des fichiers en mode collaboratif. 34 % le font moins d’une fois par mois.

9 – Utiliser le statut « ne pas déranger » et  paramétrer des plages protégées

70 % des collaborateurs interrompent leur tâche quand surgit une notification. Les efforts pour se reconcentrer occasionnent de la fatigue cognitive.
Sur les semaines ouvrées (9 heures – 18 heures), les dirigeants n’ont plus que 5 créneaux libres d’une heure sans envoi d’e-mail. Soit 11 % du temps de travail hebdomadaire sans interruption.

10 – Filtrer et prioriser les e-mails

Environ 30 % des collaborateurs laissent passer plus de 20 % de leurs e-mails sans les traiter. On approche des 40 % chez les managers et des 50 % chez les dirigeants.
[Conseil supplémentaire : adopter une méthode de traitement accéléré des e-mails]

11 – Changer la durée des réunions

En comptant toutes les réunions sauf celles refusées, on y passe en moyenne 6 h 31 par semaine. Par ailleurs, près d’une réunion sur dix (9,1 %) est collée à la précédente.
[Conseil supplémentaire : clarifier l’objectif de chaque réunion]

12 – En  réunion :  déposer son téléphone dans une boîte

Lorsque le cumul du temps passé en réunion et de la gestion des flux de communication approche des 5 heures par jour, des habitudes multitâches émergent. D’où une tendance à accepter des réunions en parallèle (17 % se chevauchent chez les collaborateurs ; 20 % chez les managers ; 36 % chez les dirigeants). Et à envoyer des e-mails pendant ces réunions (environ un par heure).
[Conseil supplémentaire : mieux gérer son statut sur les messageries instantanées pour ne pas être interrompu]

(mieux gérer son statut pour ne pas être interrompu)

* Sur « près de 9000 personnes, 58 millions de métadonnées d’e-mails et 1,7 million de métadonnées de réunions.

Digital workplace : 12 conseils pour limiter la pénibilité numérique (itespresso.fr)